Oficina e Frota

Para quem é este documento: quem opera uma oficina ou administra uma frota — administradores, operadores e mecânicos. O que você encontra aqui: como uma OS vai do orçamento à conclusão, como o cliente aprova pelo portal sem ter senha, e como o controle de frota (revisões e abastecimentos) funciona.

O que é o módulo Oficina

O módulo cobre a operação de uma oficina mecânica e o controle de uma frota:

Veículo  →  OS com orçamento  →  Aprovação do cliente  →  Execução  →  Conclusão  →  Avaliação

E, em paralelo, a manutenção preventiva da frota: revisões com vencimento e abastecimentos com cálculo de consumo.

O estoque de peças é o mesmo do CRM — o módulo consome o catálogo e os saldos já existentes, sem cadastro paralelo.

Mapa do menu

Antes de começar

1. Clientes vêm do CRM. A tela de Oficina › Clientes lista quem já tem veículo cadastrado; o cadastro do cliente em si é feito em CRM › Clientes.
2. Peças vêm do catálogo do CRM. Cadastre o produto lá, com controle de estoque, mínimo e máximo — a Oficina lê os mesmos saldos.
3. Cadastre os mecânicos antes da primeira OS.
4. Cadastre os veículos, decidindo entre frota própria e veículo de cliente.

Veículos

A listagem mostra placa, categoria, marca/modelo, ano de fabricação e modelo, dono e odômetro.

Duas categorias

É a categoria que separa "controlar a minha frota" de "atender o carro do cliente". Um veículo de frota não tem dono no cadastro de clientes; um de cliente tem — e é esse vínculo que dá acesso ao portal.

Campos

Placa, marca, modelo, ano de fabricação, ano do modelo, chassi, cor e odômetro atual.

A placa é a chave de tudo. É por ela que o cliente entra no portal, é por ela que a OS é encontrada na busca, e é ela que aparece nas notificações. Cadastre no formato correto (ABC1D23).

Ordens de serviço

A listagem mostra número, status, veículo, cliente, mecânico, categoria, total e data de abertura, com busca por número, placa ou cliente, filtros e exportação CSV.

Montando a OS

Categorias de serviço

A categoria é o que permite responder "quanto faturei em freios este mês" sem ler OS por OS.

Itens: peça ou mão de obra

Cada item da OS é de um dos dois tipos:

• Peça — escolhida do catálogo do CRM, com quantidade, preço e desconto. É o que movimenta estoque.
• Mão de obra — serviço, com quantidade (horas), preço e desconto.

O total da OS é a soma dos itens, e é ele que vai para o orçamento impresso.

O fluxo de status

Cancelar é ação exclusiva do administrador, em qualquer etapa em que apareça.

As duas formas de aprovar

A OS registra por qual via foi aprovada — Portal do cliente ou Gestor (forçado). Essa distinção existe para a hora em que alguém perguntar "quem autorizou este serviço".

Use aprovação forçada só quando houver autorização registrada por outro meio (WhatsApp, e-mail, contrato de frota). Ela pula justamente a prova de consentimento que o portal produz.

Orçamento impresso

A OS gera uma impressão pronta para assinatura, com dados do cliente, veículo, itens e totais. É o documento que o cliente assina no balcão.

Avaliação

Depois de concluída, a OS pode receber a avaliação do cliente: nota de 1 a 5 e comentário. A média por mecânico aparece na tela de Mecânicos.

Portal do cliente

O cliente acompanha e aprova o serviço sem usuário e senha.

Como o cliente entra

1. Acessa /portal-oficina.
2. Informa ID da empresa, placa e CPF/CNPJ.
3. Recebe um token de acesso.
4. Cola o token e entra.

O que ele faz lá dentro

• Minhas OS — acompanha as próprias ordens, com itens e valores.
• Veículos — os veículos vinculados ao documento informado.
• Aprovar o orçamento online, assinando com o próprio nome.
• Avaliar o serviço concluído.

O portal só devolve as OS do veículo cuja placa e documento conferem. É por isso que os três dados são pedidos juntos: a placa sozinha não é segredo, mas a combinação com o CPF/CNPJ do dono é o que autoriza o acesso.

Peças & Estoque

Os saldos das peças, lidos do catálogo do CRM: produto, nível de estoque, unidade, disponível, reservado e a faixa mínimo/máximo.

Os níveis são os mesmos do CRM — Crítico, Baixo, Normal e Excesso — calculados a partir do mínimo e do máximo cadastrados no produto.

Peças usadas em OS movimentam o estoque do CRM. Entradas, ajustes e inventário continuam sendo feitos na tela de CRM › Estoque.

Revisões

Manutenção preventiva por veículo. Cada revisão tem categoria, data prevista, odômetro previsto e observação.

Categorias

Óleo · Freios · Motor · Suspensão · Geral

Status

A marcação de vencida é automática — o sistema compara a data prevista com a data atual. As revisões vencidas aparecem no dashboard e podem virar lembrete para o cliente na tela de Notificações.

Abastecimentos

Registro por veículo: data, tipo de combustível, odômetro, litros, preço por litro e total.

A partir de dois abastecimentos consecutivos do mesmo veículo, o sistema calcula o consumo em km/L e classifica a eficiência:

Um veículo que cai para alto consumo de repente costuma ter um problema mecânico antes de ter um problema de motorista. É o indicador mais barato de manutenção preditiva que a frota tem.

Mecânicos

Cadastro de quem executa: nome, especialidade, telefone, valor por hora, avaliação média e quantidade de OS concluídas.

A avaliação média vem das avaliações que os clientes deixam nas OS concluídas — o mecânico não a edita.

Notificações

Registro dos avisos enviados aos clientes, com mensagem, tipo, cliente, veículo, OS relacionada e data.

Os disparos em lote são ação de administrador.

Dashboard da Oficina

• Faturamento do mês e custo em peças.
• OS por status e a distribuição das ordens.
• Estoque crítico — as peças em nível crítico, com disponível e nível.
• Revisões vencidas.

Perfis do módulo

O Mecânico é somente leitura no sistema: ele consulta o que precisa executar, mas não altera a OS. O administrador da empresa tem acesso equivalente ao Admin Oficina.

Há ainda o perfil Cliente Oficina, que existe apenas para o portal — não tem acesso ao ERP.