CRM, Vendas e Estoque

Para quem é este documento: usuários do módulo CRM — administradores e vendedores. O que você encontra aqui: o que cada tela do CRM faz, quem pode usá-la e as regras que o sistema aplica automaticamente.

O que é o módulo CRM

O CRM é o módulo comercial da plataforma. Ele cobre o ciclo completo da operação de venda:

Catálogo → Estoque → Venda → Expedição → Financeiro

E mais os apoios em volta desse ciclo: cadastro de clientes, caixa de e-mail corporativa, site público com captação de leads e um painel de indicadores.

Em uma frase: o CRM é onde você cadastra o que vende, para quem vende, controla o que tem em estoque, registra a venda do orçamento até a entrega e acompanha o dinheiro a receber e a pagar.

O CRM também é a base de outros três módulos. Atendimento (WhatsApp), E-commerce e Plataformas Digitais são add-ons do CRM: usam os mesmos perfis de acesso e, no caso do E-commerce, gravam suas vendas e contas a receber dentro do CRM.

Mapa do menu

O grupo CRM no menu lateral:

E o grupo Site público, que também é administrado pelo CRM — detalhado na seção Site público, no fim desta página.

Antes de começar

Três condições precisam estar atendidas:

1. O módulo CRM precisa estar habilitado para a sua empresa. Se não estiver, o grupo CRM não aparece no menu. A habilitação é feita no cadastro da empresa, em Módulos contratados.

2. Cada usuário pertence a uma empresa. O sistema descobre a empresa pelo seu login — você nunca vai ver nem conseguir alterar dados de outra empresa.

3. A ordem dos cadastros importa. O caminho mais curto para começar a vender:

   Categorias  →  Produtos  →  (Estoque: entrada inicial)  →  Clientes  →  Vendas
   

   Fabricantes, Marcas, Séries, Linhas, Tipos de Produto, Modelos e Tipos de Peça são opcionais e podem ser cadastrados depois, conforme a necessidade do seu catálogo.

Perfis de acesso

O CRM tem dois perfis próprios:

• Administrador do CRM (ADMIN_CRM) — responde pelo módulo dentro da empresa. Faz tudo.
• Vendedor (VENDEDOR_CRM) — perfil operacional de vendas. Foca em cliente, pedido e consulta.

Além deles, o administrador da empresa e a equipe interna de suporte também têm acesso, com permissões equivalentes às do administrador.

Regra de ouro do vendedor: ele conduz a venda até a confirmação (ou o faturamento de balcão). A partir daí, as etapas logísticas e financeiras são do administrador.

Regras que valem para o módulo inteiro

Isolamento por empresa

Todo registro pertence a uma empresa e só é visível para ela. O sistema valida isso em cada operação: não é possível usar um produto, cliente ou fornecedor de outra empresa dentro de um pedido.

Nada é apagado de verdade

Excluir, no CRM, significa arquivar. O registro sai das listagens e das buscas, mas continua guardado para preservar o histórico. Vários cadastros têm duas ações distintas:

• Inativar — tira de circulação, mas o registro continua visível na listagem como inativo.
• Excluir — arquiva por completo.

Numeração automática

Vendas recebem número sequencial gerado pelo sistema, por empresa. Você não digita o número, e duas pessoas criando pedidos ao mesmo tempo nunca recebem o mesmo.

Nomes duplicados são bloqueados

Nos cadastros de apoio (categorias, linhas, marcas, séries, tipos), o sistema recusa um nome que já exista na empresa, ignorando maiúsculas e minúsculas.

Rastreabilidade

Movimentações de estoque, baixas financeiras, cancelamentos e devoluções gravam quem fez, quando e por quê. Movimentos de estoque e financeiro ainda guardam o saldo antes e depois da operação, o que permite reconstruir a história inteira de um produto ou de uma conta.

Dashboard CRM

Tela de abertura do módulo. Reúne, para o período selecionado:

• Faturamento dos últimos 6 meses, em gráfico de evolução.
• Vendas por status, mostrando onde os pedidos estão parados.
• Top 5 clientes por valor.
• Estoque por nível (crítico, baixo, normal, excesso) e a lista dos produtos em alerta, com disponível, mínimo e nível.
• Catálogo cadastrado: quantidade de produtos, fabricantes, marcas e séries.

É a checagem diária: se o faturamento cai ou o estoque crítico cresce, o dashboard mostra antes de o problema chegar ao cliente.

Cadastros de apoio

São as classificações que organizam o catálogo. Todos seguem o mesmo comportamento: nome obrigatório e único na empresa, descrição opcional, e ações de editar, inativar e excluir.

Regras dos cadastros

• Categoria → Tipo de Produto → Modelo de Produto formam uma taxonomia de três níveis. É essa hierarquia que o site em perfil e-commerce usa para montar a navegação por departamento.
• Linha × Tipo de Peça: a Linha serve para qualquer produto; o Tipo de Peça só faz sentido em peças. Se você marcar um Tipo de Peça em um produto que não é Peça, o sistema recusa o cadastro — e trocar o Tipo do produto para algo diferente de Peça limpa o campo automaticamente.
• Inativar um cadastro que já está inativo é recusado.
• Excluir é exclusivo do administrador do CRM.
• Excluir uma categoria não apaga os produtos que a usavam.

Produtos

O produto é o centro do módulo: ele alimenta a venda, o estoque, o financeiro, o site e a emissão fiscal. A listagem traz filtros por categoria, tipo, fabricante, marca, série, status e busca por nome, e mostra em colunas o status, a disponibilidade e se o produto está publicado no site.

O cadastro é dividido em blocos:

Identificação e classificação

Nome, descrição, tipo do produto (Equipamento, Peça, Material ou Outro) e a classificação: categoria, tipo, modelo, linha, tipo de peça, fabricante, marca e série. Fabricante é opcional — peças avulsas e consumíveis podem ser cadastrados sem fabricante identificado.

Dados comerciais e fiscais

SKU, EAN/GTIN, NCM, CEST, cBenef, preço de compra e preço de venda, unidade de medida e controle de estoque com mínimo e máximo. Esses campos fiscais são os que o módulo Fiscal reaproveita na emissão de NF-e — preenchê-los aqui evita retrabalho depois.

Atributos avançados

Unidade de venda com fator de conversão, pesos e volumes, exigência de lote e validade, atributos livres em chave-valor e descrição rica.

Mídias

Fotos e documentos PDF por produto, com ordenação. É a galeria que o vendedor abre junto com o cliente e a mesma que alimenta a ficha do produto no site.

Publicação no site

Controle de visibilidade no site público, ordem de exibição, destaque e quais campos aparecem. A publicação é opt-in: um produto novo não aparece no site até ser marcado.

Clientes

Cadastro de clientes pessoa física e jurídica, com CPF/CNPJ, inscrição estadual, endereço completo e código IBGE do município. A listagem mostra nome/razão social, tipo, documento, contato e cidade/UF.

Os campos de endereço e o código IBGE existem para que o cliente possa ser destinatário de NF-e sem recadastro: o módulo Fiscal lê o mesmo cadastro. Um cliente sem código IBGE do município é aceito no CRM, mas gera aviso de consistência na hora de emitir a nota.

O vendedor pode cadastrar e editar clientes; excluir é do administrador.

Vendas

A tela de Vendas lista os pedidos com número, status, cliente, data de emissão, previsão e total. A partir dela se cria uma venda, se abre o detalhe e se alterna para o kanban.

Montando o pedido

Uma venda em rascunho recebe cliente, condição de pagamento e itens. Cada item tem produto, quantidade, preço e desconto. O sistema valida o estoque disponível no momento da venda — se faltar saldo em qualquer item, nada é reservado e o pedido continua como estava.

Uma venda só é editável ou excluível enquanto estiver no status Novo.

O fluxo de status

Faturar no balcão é o atalho da venda presencial: leva o pedido direto de Novo a Entregue, em um passo.

Confirmar é o momento em que a venda deixa de ser um rascunho: o estoque é reservado e a conta a receber é criada, tudo ou nada.

Expedir, registrar entrega, registrar devolução e cancelar abrem um formulário antes de gravar — transportadora e código de rastreio na expedição, data e responsável na entrega, motivo na devolução e no cancelamento.

Separação item a item

No status Separando, cada item da venda tem sua própria quantidade separada. A tela de detalhe mostra, por item, produto, quantidade, preço, desconto, subtotal e quanto já foi separado. Não dá para separar mais do que o pedido tem.

Linha do tempo

A tela de detalhe da venda mostra a cronologia completa do pedido — criada, confirmada, separando, pronta, expedida, entregue, e ainda cancelada ou devolvida quando for o caso — com data e hora de cada etapa.

Kanban de vendas

Uma visão alternativa da mesma lista, com arrastar-e-soltar entre colunas. Soltar um card em outra coluna executa a transição correspondente — e só as transições válidas para o status atual são aceitas.

Em Configurar colunas do Kanban (só administrador) você define colunas personalizadas agrupando um ou mais status, com título, cor e ordem. Sem colunas configuradas, o kanban usa uma coluna por status.

Estoque

A listagem mostra, por produto, o nível de estoque, SKU, categoria, quantidade disponível, quantidade reservada e a faixa mínimo/máximo.

Níveis de alerta

O nível é calculado a partir do mínimo e do máximo cadastrados no produto — sem esses valores, o alerta não tem referência.

Tipos de movimento

Movimentos manuais aceitam custo e documento de origem. A quebra exige motivo — dano físico, vencido, extravio, reprovado no controle de qualidade ou outro — e aceita lote e validade.

Histórico por produto

A tela de detalhe de um produto lista todos os movimentos com data, tipo, quantidade, saldo anterior → saldo posterior, custo, origem e usuário. É essa coluna de saldo antes/depois que permite reconstruir a história completa e achar a divergência quando o físico não bate com o sistema.

Financeiro

Duas abas: Contas a Receber (contraparte = cliente) e Contas a Pagar (contraparte = fornecedor). As duas funcionam igual, mudando só o rótulo da contraparte e o do botão de baixa (Receber / Pagar).

Indicadores

No topo, quatro blocos: em aberto, vencido, a vencer em 7 dias e quitado no mês.

Lista de contas

Descrição, status, contraparte, vencimento, valor original e saldo. Contas criadas por uma venda mostram o link para o pedido de origem.

Baixa, estorno e cancelamento

A baixa registra valor, forma de pagamento (PIX, boleto, cartão de crédito, cartão de débito, dinheiro ou transferência), banco, número do documento e data. Baixas parciais são aceitas — a conta passa a Parcial até o saldo zerar.

O estorno desfaz uma baixa específica sem apagá-la: a trilha de movimentos guarda a baixa e o estorno que aponta para ela, e a tela marca visualmente quais baixas já foram estornadas.

O cancelamento exige motivo e encerra a conta.

E-mail

Caixa corporativa do CRM, para negociações e atendimento. Três abas:

• Caixa de entrada — mensagens das contas conectadas, com filtro por conta, filtro de lidas/não lidas, busca e paginação. Permite ler, responder e enviar com anexos.
• Contas — conexão de caixas Gmail, Microsoft 365 ou IMAP/SMTP. A autorização do provedor abre em nova aba; depois de autorizar, use Testar para confirmar a conexão. A tela mostra o último erro de cada conta.
• Regras — automações por evento, como enviar um e-mail quando chega um novo lead do site ou uma nova candidatura de RH. Sem nenhuma caixa conectada, não é possível criar regras.

Vendedores leem, respondem e enviam. Conectar contas e criar regras é do administrador.

Vendedores

Cadastro dos usuários do módulo com perfil de vendedor: nome, e-mail, celular e status. A tela permite criar, inativar/ativar e excluir. Um vendedor inativo não consegue entrar no sistema, mas continua vinculado às vendas que registrou.

Site público

O grupo Site público do menu é administrado por dentro do CRM e controla o site institucional (ou a loja) da sua empresa. Só o administrador do CRM enxerga essas telas.

Quais telas aparecem depende do perfil do site escolhido no cadastro da empresa — veja Site institucional × e-commerce.

Leads

Cada lead registra nome, contato, mensagem, origem (de qual página ou item veio), o item de interesse (produto, serviço ou máquina), o termo pesquisado e notas internas. O kanban tem quatro colunas — Novo, Em atendimento, Convertido e Descartado — e move-se por arrastar-e-soltar.

Combinado com a regra de e-mail automático (aba Regras da tela de E-mail), um lead novo pode disparar aviso para a equipe comercial assim que chega.

Publicação

As alterações do CMS entram no site público com revalidação imediata — não há janela de publicação a esperar. Produtos, serviços e máquinas só aparecem se estiverem marcados para publicação: a visibilidade é sempre opt-in.